法人経理の第一歩：日々の仕訳・経費処理の基礎と個人事業との比較
法人設立後の経理：日々の記録と経費処理の基本
会社設立おめでとうございます。個人事業から法人化された方にとって、これまでの経理経験があるとはいえ、法人ならではの経理処理には戸惑う点があるかもしれません。特に、日々の取引をどのように記録するか、そしてどのような支出が経費として認められるのか、個人事業とは異なるルールに不安を感じる方もいらっしゃるでしょう。
この記事では、初めて法人経理に取り組む起業家の皆様に向けて、日々の経理処理の基本となる「仕訳」の考え方、そして法人における「経費処理」のポイントについて、個人事業との違いを交えながら分かりやすく解説します。正確な日々の記録は、会社の財務状況を把握し、適切な税務申告を行うための重要な土台となります。この記事を通して、法人経理の第一歩を安心して踏み出すための一助となれば幸いです。
日々の経理の基礎：仕訳とは何か
日々の経理処理の基本は「仕訳」を行うことです。仕訳とは、会社で行われた経済的な取引（例：売上が発生した、経費を支払った、銀行から入金があったなど）を、特定のルールに従って「勘定科目」という分類名を用いて記録することです。
仕訳は「複式簿記」という記録方法に基づいて行われます。複式簿記では、一つの取引を「借方」と「貸方」という二つの側面から捉え、それぞれの金額が常に一致するように記録します。これにより、会社の資産、負債、純資産、収益、費用の動きを網羅的に記録し、最終的に正確な決算書を作成することが可能となります。
法人経理でよく使う勘定科目の例と仕訳の考え方
個人事業でも仕訳を行っていた場合、基本的な考え方は共通していますが、法人特有の勘定科目や処理が存在します。
【個人事業と法人で概念が異なる主なもの】
- 事業主貸・事業主借 → 役員借入金・役員貸付金、役員報酬、資本金など
- 個人事業では、事業主個人の口座と事業用の口座間の資金移動や、事業主が個人的に使った経費などは「事業主貸」「事業主借」で処理することが一般的でした。
- 法人では、会社と経営者（役員）は別人格です。会社の資金と役員個人の資金は厳格に区分する必要があります。役員が会社に個人的にお金を貸した場合や、会社が役員に個人的にお金を貸した場合などは、「役員借入金」「役員貸付金」といった勘定科目を使用します。役員が会社から受け取る給与は「役員報酬」として処理し、経費となります。
- 会社設立時の元手は「資本金」という勘定科目で記録されます。
【具体的な仕訳例】
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売上が銀行口座に入金された場合: | 借方 | 勘定科目 | 貸方 | 勘定科目 | | :------- | :----------- | :------- | :--------- | | 〇〇円 | 普通預金 | 〇〇円 | 売上高 |
- 解説：会社の普通預金（資産）が増加し、売上（収益）が発生しました。
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通信費（電話代）を銀行口座から支払った場合: | 借方 | 勘定科目 | 貸方 | 勘定科目 | | :------- | :----------- | :------- | :--------- | | 〇〇円 | 通信費 | 〇〇円 | 普通預金 |
- 解説：通信費（費用）が発生し、会社の普通預金（資産）が減少しました。
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役員報酬を銀行口座から支払った場合（源泉徴収考慮せずシンプルに）: | 借方 | 勘定科目 | 貸方 | 勘定科目 | | :------- | :----------- | :------- | :--------- | | 〇〇円 | 役員報酬 | 〇〇円 | 普通預金 |
- 解説：役員報酬（費用）が発生し、会社の普通預金（資産）が減少しました。実際には源泉所得税や住民税の特別徴収なども考慮した仕訳が必要になります。
これらの取引一つ一つを、発生するたびに記録していくことが日々の仕訳作業です。
法人の経費処理のポイント
事業を行う上で発生する様々な支出のうち、「経費」として計上できるものは、法人の税金計算において「損金」として扱われ、課税対象となる利益を減らす効果があります。経費処理は、会社の利益を正確に計算し、適切な納税を行う上で非常に重要です。
経費として認められるもの
一般的に、経費として認められるのは「会社の事業に関係する支出」です。収益を得るために直接的または間接的に必要であったと認められる支出が該当します。
【代表的な経費の例と勘定科目】
- 仕入や外注費: 売上を上げるために直接かかる費用（売上原価、外注費）
- 人件費: 従業員への給与、賞与、法定福利費（給与手当、賞与、法定福利費）
- 役員報酬: 役員に支払う給与（役員報酬）※金額決定にルールあり
- 通信費: 電話代、インターネット代、郵便料金など（通信費）
- 旅費交通費: 出張費、電車代、バス代、タクシー代など（旅費交通費）
- 消耗品費: 使用可能期間が1年未満または取得価額が10万円未満の備品、文具、コピー用紙など（消耗品費）
- 地代家賃: 事務所や店舗の家賃（地代家賃）
- 水道光熱費: 電気代、ガス代、水道代など（水道光熱費）
- 広告宣伝費: ウェブ広告費、チラシ作成費、展示会費用など（広告宣伝費）
- 接待交際費: 取引先との飲食費、贈答品代など（接待交際費）※損金算入に上限あり
個人事業との経費の考え方の違い
個人事業主の場合、自宅兼事務所など、事業と生活が一体になっている部分があるため、家賃や光熱費などを事業に使用した割合に応じて経費にする「家事按分」が広く行われます。
法人においても、代表者の自宅の一部を事務所として使用している場合などに家賃などを経費とすることは可能ですが、個人事業ほど曖昧にはできず、会社と役員の契約に基づき、その使用割合を合理的かつ明確に区分する必要があります。また、役員個人が使用したものは会社の経費にはできません。会社の経費は、あくまで「法人の事業のために」使われた支出である必要があります。
領収書や請求書の管理
経費を計上するためには、その支出が事業に関連するものであることを証明する書類（領収書、請求書、レシート、契約書など）が必要です。これらの書類は、税務調査などで内容を確認される可能性があるため、整理して保管しておくことが義務付けられています（通常、法人の場合は原則7年間）。
日々の経理を効率化するために
日々の仕訳や経費処理を正確かつ効率的に行うためには、会計ソフトの活用を検討されることをおすすめします。多くの会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードの取引明細を取り込む機能や、簡単な入力で仕訳を自動生成する機能を備えており、経理業務の負担を大幅に軽減できます。
また、経理や税務に関する不安や疑問が多い場合は、税理士などの専門家に相談することも有効な手段です。専門家からアドバイスを得ることで、正確な経理処理を行い、将来的な税務リスクを軽減することができます。
まとめ
法人設立後の日々の経理処理は、会社の財政状態や経営成績を正確に把握し、適正な税務申告を行うために不可欠です。特に、個人事業主だった方にとっては、仕訳の勘定科目や経費の考え方など、法人特有のルールを理解することが最初のステップとなります。
日々の取引を一つずつ正確に記録すること、事業に必要な支出を適切に経費として処理すること、そしてそれらを証明する書類をきちんと管理することが、法人経理の土台となります。会計ソフトの活用や専門家への相談も視野に入れながら、着実に日々の経理業務に取り組んでいきましょう。