法人化したら変わる？初めての経費精算と立替経費の正しい処理
はじめに
法人を設立し、事業活動を始められると、様々な経費が発生します。個人事業主として経費処理の経験がある方でも、法人化すると経費の考え方や処理方法にいくつかの違いが出てきます。特に、役員や従業員が一時的に個人のお金で支払う「立替経費」の精算は、個人事業にはない法人特有の処理であり、戸惑う方もいらっしゃるかもしれません。
この記事では、法人における経費精算の基本的な考え方と流れ、特に役員や従業員による立替経費の正しい処理方法、そしてそれに伴う資金移動に関する会計上および税務上の注意点について解説します。個人事業との違いを意識しながら、初めての法人経費処理をスムーズに進めるための参考になれば幸いです。
法人における経費精算の基本的な考え方
個人事業では、事業主本人の生活費と事業用の支出の区別が曖昧になりがちですが、法人では、法人という事業体と役員・従業員という個人は、法律上明確に分離しています。そのため、経費精算においては、「これは法人の事業のための支出である」ということを、誰が見ても明確に証明できる状態にしておくことが非常に重要です。
経費精算の基本的な流れは、以下のようになります。
- 支出の発生: 従業員等が、法人の事業のために費用を支出する。
- 証拠書類の収集: 領収書、レシート、請求書などの証拠書類を受け取る。
- 精算申請: 証拠書類を添付し、経費精算書を作成して会社に提出する。
- 承認: 会社の承認者が、申請内容と証拠書類を確認し承認する。
- 支払い: 会社が承認された金額を、申請者に支払う。
この流れにおいて、個人事業との大きな違いは、支出が法人の事業のために行われたものであることを、より厳格に区分し、記録する必要がある点です。また、支払いは原則として法人の資金、具体的には法人口座から行うことが求められます。
役員・従業員による立替経費の処理
法人の事業活動では、役員や従業員が一時的に個人のお金で経費を立て替えることが頻繁に発生します。例えば、外出先での交通費や飲食代、少額な備品の購入などが考えられます。これらの立替経費は、後日会社が立て替えた個人に精算・支払いを行う必要があります。
立替経費の処理は、主に以下のステップで行われます。
- 立替払い: 役員や従業員が個人のお金で法人の経費を支払う。この時点ではまだ会社の経費としては計上しません。
- 精算申請と証拠書類提出: 立て替えた役員や従業員は、経費の証拠となる領収書やレシートなどを集め、会社の定める経費精算書に必要事項（日付、内容、金額、目的など）を記載して会社に提出します。
- 会社の確認と承認: 会社の経理担当者や承認者が、提出された精算書と証拠書類の内容を確認し、法人の経費として適切であるか、金額に誤りはないかなどをチェックします。承認後、経費として計上し、精算支払いの手続きに進みます。
- 精算金の支払い: 会社は、承認された精算金額を、立て替えた役員や従業員の個人口座へ振り込むなどの方法で支払います。
会計処理（仕訳）について
立替経費に関する会計処理は、個人事業の「事業主貸」や「事業主借」とは異なります。個人事業では、事業主個人の資金移動はこれらの勘定科目で処理しますが、法人では、法人の資金と個人の資金は分離されるため、別の勘定科目を使用します。
立替金が発生した場合の主な仕訳例をご紹介します。
例1：従業員Aが会議のコーヒー代1,000円を個人のお金で立て替えた場合
この時点では、まだ会社の経費として計上せず、誰がいくら立て替えているかを記録します。
| 勘定科目 | 借方 | 勘定科目 | 貸方 | 摘要 | | :--------- | :----- | :------- | :----- | :----------------------- | | 立替金 | 1,000 | | | 従業員A 立替コーヒー代 |
※「立替金」の代わりに「仮払金（従業員A）」といった勘定科目を使用することもあります。
例2：後日、従業員Aから精算申請があり、法人口座から従業員Aの個人口座へ1,000円を振り込んだ場合
この時点で、立て替えていた金額が会社の経費として確定し、精算されたことを記録します。
| 勘定科目 | 借方 | 勘定科目 | 貸方 | 摘要 | | :--------- | :----- | :--------- | :----- | :----------------------- | | 会議費 | 1,000 | 立替金 | 1,000 | 従業員A 立替コーヒー代精算 |
※コーヒー代を「会議費」として処理する場合の例です。実際の勘定科目は経費の内容に応じて適切に選択します。貸方の「立替金」は、例1で計上した「立替金」を取り崩す形になります。
もし、立替時ではなく、精算時にまとめて経費計上する運用を行う場合は、以下のようになります。
例：従業員Aが会議のコーヒー代1,000円を個人のお金で立て替え、後日精算申請を受けて法人口座から従業員Aに1,000円を振り込んだ場合（精算時一括計上）
| 勘定科目 | 借方 | 勘定科目 | 貸方 | 摘要 | | :------- | :----- | :--------- | :----- | :----------------------- | | 会議費 | 1,000 | 普通預金 | 1,000 | 従業員A 立替コーヒー代精算 |
※貸方の「普通預金」は、法人口座から支出した場合です。現金で支払った場合は「現金」となります。この方法の場合、立替が発生した時点での仕訳は行いません。ただし、誰がいつ、何の目的で立て替えたかを証明する書類（領収書と経費精算書）の管理は引き続き重要です。
どちらの方法を採用するかは会社の経理ルールによりますが、後者の精算時一括計上の方が仕訳の数が少なくなり、シンプルになる傾向があります。ただし、金額が大きい場合や長期にわたる立替が発生する場合は、前者のように立替金を管理する方が状況を把握しやすいこともあります。
立替経費精算における資金移動の注意点
立替経費の精算は、役員や従業員の個人口座から法人口座へ資金が移動するわけではなく、法人（法人口座）から立て替えた個人（個人口座）へ、立て替えられた金額が払い戻されるという性質を持ちます。
ここで最も重要な注意点は、精算する金額は、あくまで法人の事業のために立て替えた「経費」の金額であるということです。
- 個人的な支出の精算は絶対に行わない: 法人の資金を使って、個人的な買い物や飲食代などを精算することは、法人からの不適切な資金流出と見なされ、税務上の問題を引き起こす可能性があります。厳格に区別してください。
- 証拠書類との一致: 精算金額は、必ず提出された領収書やレシートなどの証拠書類の金額と一致させてください。金額が異なる場合は、理由を明確にし、記録に残す必要があります。
- 資金移動の記録: 法人口座から個人口座への精算金の振り込みは、必ず振込記録を残してください。会計帳簿の仕訳と、銀行の取引明細が一致していることが、透明性の確保のために不可欠です。摘要欄に「〇〇（氏名）経費精算分」などと記載すると分かりやすくなります。
また、役員が会社にお金を貸し付けている場合（役員借入金）と、経費を立て替えている場合では、会計処理も税務上の意味合いも異なります。役員借入金の返済と、立替経費の精算をごちゃ混ぜにしないよう注意が必要です。立替経費の精算はあくまで経費の払い戻しであり、利益から差し引かれる経費として処理されますが、役員借入金の返済は利益とは無関係の元本の返済として処理されます。
経費処理で特に注意すべきポイント
法人として経費を処理する際に、立替経費に限らず全般的に注意すべき点をいくつか挙げます。
- 証拠書類の保管: 領収書、レシート、請求書などは、法人税法で定められた期間（原則7年間）適切に保管する必要があります。紛失しないよう、月ごとなどに整理して保管することをお勧めします。
- 領収書の記載内容: 領収書には、宛名（会社名）、日付、金額、内容（但し書き）、発行者（お店の名前や所在地）が明確に記載されているか確認してください。特に宛名は「上様」ではなく、必ず法人名にしてもらうように努めましょう。レシートの場合は、宛名がなくてもその他の情報が揃っていれば認められるケースが多いですが、金額が大きいものや重要な取引については、可能な限り法人名での領収書をもらう方が安全です。
- 経費精算ルールの明確化: どのようなものが経費として認められるか、精算の期日、必要な書類、承認プロセスなどを社内で明確なルールとして定めておくことを推奨します。これにより、処理の統一性が保たれ、不正やミスの防止にもつながります。
まとめ
法人設立後の経費精算、特に役員や従業員による立替経費の処理は、個人事業の経験がある方にとっても新しいステップです。法人と個人のお金を明確に区別し、発生した経費が法人の事業に関連するものであることを証明できるように、証拠書類の管理と適切な会計処理を行うことが重要となります。
立替経費の精算においては、精算金額が立て替えた経費の金額と一致しているか、個人的な支出が混ざっていないかを厳格に確認してください。また、法人口座からの精算金の振り込みは、必ず記録に残し、会計帳簿と照合できるようにしておくことが、透明性の確保と税務調査への対応の上で不可欠です。
初めての法人経理で不安を感じることもあるかもしれませんが、基本的な考え方とルールを理解し、一つずつ丁寧に取り組んでいけば大丈夫です。もしご自身の判断に迷う場合は、税理士などの専門家に相談されることをお勧めいたします。正確な経費処理は、適正な納税だけでなく、会社の経営状況を正確に把握するためにも欠かせません。